Integració Business Central + Salesly: connecta el teu ERP amb el teu CRM

Les empreses que treballen amb Microsoft Dynamics 365 Business Central gestionen comptabilitat, inventari i facturació en un sistema robust. Però quan l’equip comercial necessita fer seguiment d’oportunitats, enviar pressupostos o analitzar el pipeline de vendes, Business Central es queda curt. Per a això existeix el CRM.

El problema és que sense integració, les dades viuen en dos sistemes separats. El comercial introdueix un client a Salesly, l’administratiu el duplica a Business Central. Els pressupostos es generen al CRM, però les factures s’emeten des de l’ERP. Les dades de facturació no arriben a l’equip de vendes, i l’historial comercial no arriba a comptabilitat.

La integració entre Business Central i Salesly elimina aquesta duplicació. Un sol registre de client, un flux continu des de l’oportunitat fins a la factura, i visibilitat completa per a ambdós equips.

Taula de continguts

• Què se sincronitza entre Business Central i Salesly
• Com funciona la integració
• Cas 1: Alta de client des del CRM
• Cas 2: Del pressupost a la comanda
• Cas 3: Visibilitat de facturació al CRM
• Requisits tècnics
• Què no cobreix la integració estàndard
• Quan té sentit integrar
• Preguntes freqüents

Punts clau

Punt	Detalls
Sincronització bidireccional	Els contactes, productes i comandes se sincronitzen en ambdues direccions. Un canvi a Business Central es reflecteix a Salesly i viceversa.
Eliminació de duplicats	Un client creat a Salesly es crea automàticament a Business Central. No hi ha doble entrada manual.
Pressupost a factura	El flux complet des de l’oportunitat comercial fins a la factura emesa passa per un sol procés integrat.
Dades de facturació al CRM	L’equip comercial veu l’estat de facturació de cada client directament a Salesly, sense demanar informes a comptabilitat.
API REST estàndard	La integració utilitza l’API REST de Business Central (OData v4) i l’API de Salesly. No requereix middleware propietari.

Què se sincronitza entre Business Central i Salesly

La integració cobreix quatre entitats principals:

Contactes i clients: quan un comercial crea un contacte a Salesly i el marca com a client, es genera automàticament la fitxa de client a Business Central amb les dades fiscals, adreça i condicions de pagament.

Productes i catàleg: el catàleg de productes es manté a Business Central (on hi ha els preus, estocs i referències) i se sincronitza amb Salesly perquè els comercials puguin generar pressupostos amb dades actualitzades.

Comandes: quan un pressupost s’accepta a Salesly, es converteix automàticament en un esborrany de comanda de venda a Business Central. L’administratiu només ha de validar i facturar.

Facturació: l’estat de la factura (emesa, pendent, cobrada) es reflecteix a Salesly. El comercial sap si el seu client té factures pendents abans de fer una nova oferta.

Com funciona la integració

La integració entre Salesly i Business Central funciona mitjançant connexió API directa. No hi ha fitxers CSV, no hi ha exportacions manuals, no hi ha middleware de tercers.

El flux tècnic és el següent:

1. Configuració inicial: es connecten ambdues APIs amb credencials OAuth 2.0. Es defineix el mapatge de camps (quin camp de Salesly correspon a quin camp de Business Central).

2. Sincronització inicial: s’importen els contactes i productes existents de Business Central a Salesly (o viceversa, segons qui tingui les dades més completes).

3. Sincronització contínua: cada cop que es crea o modifica un registre en qualsevol dels dos sistemes, el canvi es propaga a l’altre en temps real (o en intervals de 5-15 minuts, segons la configuració).

4. Gestió de conflictes: si un mateix registre es modifica en ambdós sistemes simultàniament, s’aplica una regla configurable: “guanya Business Central” per a dades comptables, “guanya Salesly” per a dades comercials.

Cas 1: Alta de client des del CRM

Abans de la integració: el comercial tanca una venda a Salesly. Envia un email a administració amb les dades fiscals del nou client. Administració obre Business Central, crea la fitxa manualment, configura les condicions de pagament i avisa el comercial. Temps mitjà: 24-48 hores.

Amb la integració: el comercial completa les dades fiscals a la fitxa de Salesly (NIF, raó social, adreça fiscal, condicions de pagament). En desar, Business Central rep les dades i crea la fitxa automàticament. Temps: immediat.

El resultat net és que el comercial pot emetre la primera comanda el mateix dia que tanca la venda, en lloc d’esperar que administració processi l’alta.

Cas 2: Del pressupost a la comanda

Abans: el comercial genera un pressupost a Salesly amb productes i preus. El client accepta. El comercial reenvia el pressupost a administració, que el reintrodueix manualment a Business Central com a comanda de venda. Errors freqüents: preus incorrectes, descomptes no aplicats, referències equivocades.

Amb la integració: el pressupost acceptat a Salesly es converteix automàticament en un esborrany de comanda de venda a Business Central. Els productes, quantitats, preus i descomptes es transfereixen sense intervenció manual. Administració només revisa i confirma.

Els errors de transcripció desapareixen. El temps entre acceptació i facturació es redueix de dies a hores.

Cas 3: Visibilitat de facturació al CRM

Abans: el comercial vol saber si un client té factures pendents abans d’oferir-li un nou servei. Truca a administració, que consulta Business Central i li respon (si té temps). O pitjor: el comercial no pregunta i ofereix condicions a un client morós.

Amb la integració: a la fitxa del client a Salesly apareix un resum de facturació: import facturat, pendent de cobrament, darrer pagament rebut. El comercial pren decisions informades sense dependre d’un altre departament.

Aquesta visibilitat canvia la dinàmica entre vendes i administració. Menys interrupcions, menys errors, millor gestió del risc comercial.

Requisits tècnics

Per activar la integració necessites:

• Business Central: versió online (SaaS) o versió on-premise amb API REST habilitada. La versió cloud és més senzilla perquè l’API ve activada per defecte.

• Salesly: qualsevol pla de Salesly inclou accés a l’API d’integració. No hi ha cost addicional per la connexió amb Business Central.

• Permisos: un usuari amb rol d’administrador a Business Central i permisos d’integració a Salesly.

• Mapatge de camps: definir quins camps de cada sistema es corresponen. Salesly proporciona una plantilla de mapatge estàndard que cobreix el 80% dels casos.

• Temps d’implementació: la configuració bàsica (contactes + productes) es completa en 2-4 hores. La integració completa amb comandes i facturació requereix 1-2 dies de treball tècnic.

Què no cobreix la integració estàndard

La integració estàndard sincronitza contactes, productes, comandes i estat de facturació. Però hi ha funcionalitats que queden fora:

• Comptabilitat detallada: els assentaments comptables, balanços i comptes anuals romanen exclusivament a Business Central. Salesly mostra un resum, no la comptabilitat completa.

• Gestió d’inventari en temps real: Salesly mostra l’estoc disponible en el moment de la sincronització, però no gestiona moviments de magatzem. Per a això segueix sent necessari Business Central.

• Facturació electrònica VeriFactu: l’emissió de factures electròniques segons la normativa VeriFactu es realitza des de Business Central. Salesly rep l’estat, però no emet factures.

• Fluxos personalitzats: si el teu procés comercial té passos no estàndard (aprovacions multinivell, descomptes condicionats a volum anual, regles de comissions complexes), pot requerir desenvolupament a mida.

Quan té sentit integrar

No totes les empreses necessiten integrar el seu ERP amb el seu CRM des del primer dia. La integració té sentit quan:

El teu equip comercial té més de 3 persones i la comunicació amb administració genera colls d’ampolla. Amb 1-2 comercials, un email pot bastar. Amb 5 o més, la integració estalvia hores cada setmana.

Gestiones més de 50 clients actius i la doble entrada de dades genera errors recurrents. Per sota d’aquest volum, l’esforç de configuració pot no compensar.

El cicle de venda inclou pressupostos formals que després es converteixen en comandes. Si vens per catàleg amb preus fixos i sense negociació, la integració de pressupostos aporta menys valor.

Necessites visibilitat creuada: l’equip de vendes necessita veure dades financeres, o l’equip administratiu necessita context comercial per gestionar incidències.

Si la teva empresa compleix dos o més d’aquests criteris, la integració Business Central + Salesly pot amortitzar-se en menys de 3 mesos només per estalvi de temps administratiu.

Preguntes freqüents

La integració funciona amb Business Central on-premise?

Sí, sempre que la versió on-premise tingui l’API REST habilitada (disponible des de Business Central 2019 Wave 2). La connexió requereix configurar un endpoint accessible des d’internet o utilitzar una VPN. La versió cloud (SaaS) és més senzilla perquè l’API ve activada per defecte.

Què passa si Business Central està caigut durant la sincronització?

Els canvis s’encuen i es processen automàticament quan Business Central torna a estar disponible. No es perd cap dada. Salesly reintenta la sincronització cada 5 minuts durant 24 hores abans de generar una alerta.

Puc triar quines dades se sincronitzen?

Sí. El mapatge de camps és completament configurable. Pots sincronitzar només contactes, només productes, o el flux complet. També pots excloure camps específics (per exemple, sincronitzar el nom i NIF del client però no les seves condicions de pagament).

La integració té cost addicional?

L’API de Salesly està inclosa en tots els plans. La connexió amb Business Central no té cost addicional per part de Salesly. L’únic cost és el temps de configuració inicial (2-4 hores per a la configuració bàsica, 1-2 dies per a la integració completa).

Es poden sincronitzar dades històriques?

Sí. La sincronització inicial permet importar tots els contactes, productes i comandes existents. El procés és configurable: pots importar només les dades actives o incloure l’historial complet.