Integración Business Central + Salesly: conecta tu ERP con tu CRM

Las empresas que trabajan con Microsoft Dynamics 365 Business Central gestionan contabilidad, inventario y facturación en un sistema robusto. Pero cuando el equipo comercial necesita hacer seguimiento de oportunidades, enviar presupuestos o analizar su pipeline de ventas, Business Central se queda corto. Para eso existe el CRM.

El problema es que sin integración, los datos viven en dos sistemas separados. El comercial introduce un cliente en Salesly, el administrativo lo duplica en Business Central. Los presupuestos se generan en el CRM, pero las facturas se emiten desde el ERP. Los datos de facturación no llegan al equipo de ventas, y el histórico comercial no llega a contabilidad.

La integración entre Business Central y Salesly elimina esta duplicación. Un solo registro de cliente, un flujo continuo desde la oportunidad hasta la factura, y visibilidad completa para ambos equipos.

Tabla de Contenidos

• Qué se sincroniza entre Business Central y Salesly
• Cómo funciona la integración
• Caso 1: Alta de cliente desde el CRM
• Caso 2: Del presupuesto al pedido
• Caso 3: Visibilidad de facturación en el CRM
• Requisitos técnicos
• Qué no cubre la integración estándar
• Cuándo tiene sentido integrar
• Preguntas frecuentes

Puntos clave

Punto	Detalles
Sincronización bidireccional	Los contactos, productos y pedidos se sincronizan en ambas direcciones. Un cambio en Business Central se refleja en Salesly y viceversa.
Eliminación de duplicados	Un cliente creado en Salesly se crea automáticamente en Business Central. No hay doble entrada manual.
Presupuesto a factura	El flujo completo desde la oportunidad comercial hasta la factura emitida pasa por un solo proceso integrado.
Datos de facturación en el CRM	El equipo comercial ve el estado de facturación de cada cliente directamente en Salesly, sin pedir informes a contabilidad.
API REST estándar	La integración utiliza la API REST de Business Central (OData v4) y la API de Salesly. No requiere middleware propietario.

Qué se sincroniza entre Business Central y Salesly

La integración cubre cuatro entidades principales:

Contactos y clientes: cuando un comercial crea un contacto en Salesly y lo marca como cliente, se genera automáticamente la ficha de cliente en Business Central con los datos fiscales, dirección y condiciones de pago.

Productos y catálogo: el catálogo de productos se mantiene en Business Central (donde están los precios, stocks y referencias) y se sincroniza con Salesly para que los comerciales puedan generar presupuestos con datos actualizados.

Pedidos: cuando un presupuesto se acepta en Salesly, se convierte automáticamente en un pedido de venta en Business Central. El administrativo solo tiene que validar y facturar.

Facturación: el estado de la factura (emitida, pendiente, cobrada) se refleja en Salesly. El comercial sabe si su cliente tiene facturas pendientes antes de hacer una nueva oferta.

Cómo funciona la integración

La integración entre Salesly y Business Central funciona mediante conexión API directa. No hay archivos CSV, no hay exportaciones manuales, no hay middleware de terceros.

El flujo técnico es el siguiente:

1. Configuración inicial: se conectan ambas APIs con credenciales OAuth 2.0. Se define el mapeo de campos (qué campo de Salesly corresponde a qué campo de Business Central).

2. Sincronización inicial: se importan los contactos y productos existentes de Business Central a Salesly (o viceversa, según quién tenga los datos más completos).

3. Sincronización continua: cada vez que se crea o modifica un registro en cualquiera de los dos sistemas, el cambio se propaga al otro en tiempo real (o en intervalos de 5-15 minutos, según la configuración).

4. Gestión de conflictos: si un mismo registro se modifica en ambos sistemas simultáneamente, se aplica una regla configurable: “gana Business Central” para datos contables, “gana Salesly” para datos comerciales.

Caso 1: Alta de cliente desde el CRM

Antes de la integración: el comercial cierra una venta en Salesly. Envía un email a administración con los datos fiscales del nuevo cliente. Administración abre Business Central, crea la ficha manualmente, configura las condiciones de pago y avisa al comercial. Tiempo medio: 24-48 horas.

Con la integración: el comercial completa los datos fiscales en la ficha de Salesly (NIF, razón social, dirección fiscal, condiciones de pago). Al guardar, Business Central recibe los datos y crea la ficha automáticamente. Tiempo: inmediato.

El resultado neto es que el comercial puede emitir el primer pedido el mismo día que cierra la venta, en lugar de esperar a que administración procese el alta.

Caso 2: Del presupuesto al pedido

Antes: el comercial genera un presupuesto en Salesly con productos y precios. El cliente acepta. El comercial reenvía el presupuesto a administración, que lo re-introduce manualmente en Business Central como pedido de venta. Errores frecuentes: precios incorrectos, descuentos no aplicados, referencias equivocadas.

Con la integración: el presupuesto aceptado en Salesly se convierte automáticamente en un borrador de pedido de venta en Business Central. Los productos, cantidades, precios y descuentos se transfieren sin intervención manual. Administración solo revisa y confirma.

Los errores de transcripción desaparecen. El tiempo entre aceptación y facturación se reduce de días a horas.

Caso 3: Visibilidad de facturación en el CRM

Antes: el comercial quiere saber si un cliente tiene facturas pendientes antes de ofrecerle un nuevo servicio. Llama a administración, que consulta Business Central y le responde (si tiene tiempo). O peor: el comercial no pregunta y ofrece condiciones a un cliente moroso.

Con la integración: en la ficha del cliente en Salesly aparece un resumen de facturación: importe facturado, pendiente de cobro, último pago recibido. El comercial toma decisiones informadas sin depender de otro departamento.

Esta visibilidad cambia la dinámica entre ventas y administración. Menos interrupciones, menos errores, mejor gestión del riesgo comercial.

Requisitos técnicos

Para activar la integración necesitas:

• Business Central: versión online (SaaS) o versión on-premise con API REST habilitada. La versión cloud es más sencilla porque la API viene activada por defecto.

• Salesly: cualquier plan de Salesly incluye acceso a la API de integración. No hay coste adicional por la conexión con Business Central.

• Permisos: un usuario con rol de administrador en Business Central y permisos de integración en Salesly.

• Mapeo de campos: definir qué campos de cada sistema se corresponden. Salesly proporciona una plantilla de mapeo estándar que cubre el 80% de los casos.

• Tiempo de implementación: la configuración básica (contactos + productos) se completa en 2-4 horas. La integración completa con pedidos y facturación requiere 1-2 días de trabajo técnico.

Qué no cubre la integración estándar

La integración estándar sincroniza contactos, productos, pedidos y estado de facturación. Pero hay funcionalidades que quedan fuera:

• Contabilidad detallada: los asientos contables, balances y cuentas anuales permanecen exclusivamente en Business Central. Salesly muestra un resumen, no la contabilidad completa.

• Gestión de inventario en tiempo real: Salesly muestra el stock disponible en el momento de la sincronización, pero no gestiona movimientos de almacén. Para eso sigue siendo necesario Business Central.

• Facturación electrónica VeriFactu: la emisión de facturas electrónicas según la normativa VeriFactu se realiza desde Business Central. Salesly recibe el estado, pero no emite facturas.

• Flujos personalizados: si tu proceso comercial tiene pasos no estándar (aprobaciones multinivel, descuentos condicionados a volumen anual, reglas de comisiones complejas), puede requerir desarrollo a medida.

Cuándo tiene sentido integrar

No todas las empresas necesitan integrar su ERP con su CRM desde el primer día. La integración tiene sentido cuando:

Tu equipo comercial tiene más de 3 personas y la comunicación con administración genera cuellos de botella. Con 1-2 comerciales, un email puede bastar. Con 5 o más, la integración ahorra horas cada semana.

Gestionas más de 50 clientes activos y la doble entrada de datos genera errores recurrentes. Por debajo de ese volumen, el esfuerzo de configuración puede no compensar.

El ciclo de venta incluye presupuestos formales que luego se convierten en pedidos. Si vendes por catálogo con precios fijos y sin negociación, la integración de presupuestos aporta menos valor.

Necesitas visibilidad cruzada: el equipo de ventas necesita ver datos financieros, o el equipo administrativo necesita contexto comercial para gestionar incidencias.

Si tu empresa cumple dos o más de estos criterios, la integración Business Central + Salesly puede amortizarse en menos de 3 meses solo por ahorro de tiempo administrativo.

Preguntas frecuentes

¿La integración funciona con Business Central on-premise?

Sí, siempre que la versión on-premise tenga la API REST habilitada (disponible desde Business Central 2019 Wave 2). La conexión requiere configurar un endpoint accesible desde internet o usar una VPN. La versión cloud (SaaS) es más sencilla porque la API viene activada por defecto.

¿Qué pasa si Business Central está caído durante la sincronización?

Los cambios se encolan y se procesan automáticamente cuando Business Central vuelve a estar disponible. No se pierde ningún dato. Salesly reintenta la sincronización cada 5 minutos durante 24 horas antes de generar una alerta.

¿Puedo elegir qué datos se sincronizan?

Sí. El mapeo de campos es completamente configurable. Puedes sincronizar solo contactos, solo productos, o el flujo completo. También puedes excluir campos específicos (por ejemplo, sincronizar el nombre y NIF del cliente pero no sus condiciones de pago).

¿La integración tiene coste adicional?

La API de Salesly está incluida en todos los planes. La conexión con Business Central no tiene coste adicional por parte de Salesly. El único coste es el tiempo de configuración inicial (2-4 horas para la configuración básica, 1-2 días para la integración completa).

¿Se pueden sincronizar datos históricos?

Sí. La sincronización inicial permite importar todos los contactos, productos y pedidos existentes. El proceso es configurable: puedes importar solo los datos activos o incluir el histórico completo.