Informes comercials: què incloure i com presentar-los

L’informe comercial és l’eina que connecta el que fa l’equip de vendes amb el que necessita saber la direcció. Però a la majoria de pimes, els informes són un PDF mensual de 20 pàgines que ningú llegeix o una reunió setmanal on cada comercial explica el que recorda. Cap dels dos formats funciona.

Un bon informe comercial respon a 3 preguntes en menys de 2 minuts: quant facturarem aquest mes, quines oportunitats estan en risc i què necessita l’equip per tancar més.

Taula de continguts

• Punts clau
• Per què la majoria d’informes comercials no funcionen
• Les 7 mètriques que tot informe comercial ha d’incloure
• Freqüència: diari, setmanal i mensual
• Format: menys text, més dades visuals
• Errors que resten credibilitat als teus informes
• Com Salesly genera informes comercials automàtics
• Preguntes freqüents

Punts clau

Criteri	El que has de saber
3 preguntes en 2 minuts	Un bon informe respon: quant facturarem, què està en risc i què falta per tancar
7 mètriques essencials	Pipeline, taxa de conversió, cicle mitjà, activitat, tiquet mitjà, previsió i oportunitats estancades
L’automatització és clau	El 73 % dels directors comercials diu que perd més de 5 hores al mes compilant informes manuals
Visual abans que textual	Un gràfic de pipeline s’entén en 5 segons. Una taula de 200 files no s’entén mai

Per què la majoria d’informes comercials no funcionen

La majoria d’informes comercials a les pimes pateixen un d’aquests tres problemes:

Massa informació sense context. Una llista de 150 oportunitats ordenades per data no diu res útil. El director necessita saber quines es tancaran aquest mes, quines porten setmanes sense activitat i quines tenen un import que justifica atenció especial.

Dades desactualitzades. Si l’informe es genera el divendres amb dades del dijous, el dilluns ja és història. Els informes han de reflectir l’estat real del pipeline en el moment de la consulta, no una foto de fa 3 dies.

Format que dificulta l’acció. Un PDF de 20 pàgines amb taules és un arxiu que es desa i mai s’obre. Un dashboard interactiu on pots filtrar per comercial, etapa o data és una eina que s’utilitza cada dia.

Les 7 mètriques que tot informe comercial ha d’incloure

1. Valor del pipeline per etapa

Quants diners hi ha a cada fase de l’embut: prospecció, contacte, pressupost enviat, negociació, tancament. Aquesta mètrica mostra la salut general del procés comercial. Si la majoria del valor està a les primeres etapes, hi ha risc de no assolir els objectius del mes.

2. Taxa de conversió per etapa

Quin percentatge d’oportunitats avança d’una etapa a la següent. Si el 80 % dels pressupostos enviats es queden sense resposta, el problema no és la prospecció, sinó la proposta. Aquesta mètrica assenyala exactament on es perd el diner.

3. Cicle mitjà de venda

Quants dies passen de mitjana des del primer contacte fins al tancament. Si el teu cicle històric és de 45 dies i tens 30 oportunitats amb més de 60 dies, alguna cosa falla en el seguiment. El cicle mitjà és la referència per detectar oportunitats estancades.

4. Activitat comercial per representant

Nombre de trucades, visites, correus electrònics i pressupostos per comercial a la setmana. No es tracta de microgestionar, sinó de detectar patrons. Un comercial amb moltes trucades però pocs pressupostos pot necessitar formació en qualificació. Un altre amb pocs contactes però alta conversió pot ser un model a seguir.

5. Tiquet mitjà

El valor mitjà de les operacions tancades. Si el tiquet mitjà baixa mes rere mes, l’equip pot estar venent els productes equivocats o acceptant descomptes excessius. Si puja, l’estratègia d’upselling funciona.

6. Previsió de tancament mensual

La suma del valor de les oportunitats ponderades per la seva probabilitat de tancament. Una oportunitat de 10.000 EUR en fase de negociació (70 % de probabilitat) aporta 7.000 EUR a la previsió. Aquesta mètrica és la que la direcció general revisa cada setmana.

7. Oportunitats estancades

Nombre d’oportunitats sense activitat els últims 7, 14 i 30 dies. Cada oportunitat estancada és diners potencials que es refreden. Si el 20 % del pipeline porta més de 2 setmanes sense moviment, l’equip necessita un pla de reactivació.

Freqüència: diari, setmanal i mensual

No tots els informes serveixen per al mateix. Cada freqüència té un públic i un propòsit:

Diari (dashboard en temps real). Per al director comercial i els mateixos comercials. Sense format fix, només un panell amb el pipeline actualitzat, activitats del dia i alertes d’oportunitats en risc. Es consulta, no s’envia.

Setmanal (reunió de 15 minuts). Per a tot l’equip comercial. 4 punts: oportunitats que han avançat, oportunitats estancades, previsió actualitzada i accions de la setmana. Si dura més de 15 minuts, l’informe no està fent la seva feina.

Mensual (informe de direcció). Per a la direcció general o el consell. Facturació real vs. objectiu, evolució del pipeline, mètriques clau amb comparativa del mes anterior i llista d’accions per al mes següent. Màxim 3 pàgines o 5 diapositives.

Format: menys text, més dades visuals

Un informe comercial eficaç es llegeix en menys de 2 minuts. Això vol dir:

Pipeline visual. Un gràfic d’embut o barres apilades que mostri el valor per etapa. D’una ullada es veu si hi ha equilibri entre les fases o si tot es concentra en prospecció.

Semàfor d’oportunitats. Verd (activa, amb activitat recent), groc (sense activitat 5-7 dies), vermell (més de 7 dies sense moviment). El director sap a l’instant on intervenir.

Tendència vs. objectiu. Una línia amb la facturació acumulada del mes davant de l’objectiu. Si a dia 15 vas al 30 %, la conversa és diferent que si vas al 60 %.

Taula resum, no taula completa. L’informe mostra les 10 oportunitats més rellevants (major valor, major risc, pròximes a tancament). El detall complet es consulta al CRM quan calgui.

Errors que resten credibilitat als teus informes

Números que no quadren amb la facturació real. Si l’informe diu que has tancat 50.000 EUR però comptabilitat ha registrat 38.000, ningú confiarà en els següents informes. La font de dades ha de ser el CRM, i el CRM ha d’estar connectat amb el sistema de facturació.

Mètriques de vanitat. «Hem fet 200 trucades aquesta setmana» no diu res si no saps quantes han generat una reunió. Cada mètrica de l’informe ha de connectar amb un resultat comercial mesurable.

Canviar les mètriques cada mes. Si al gener mesures la taxa de conversió i al febrer mesures el nombre de demos, no pots comparar. Les mètriques bàsiques han de ser constants. Pots afegir mètriques complementàries, però les 7 essencials sempre hi apareixen.

No incloure accions concretes. Un informe que diu «el pipeline ha baixat un 15 %» sense proposar «llançar campanya de reactivació d’oportunitats estancades» és un diagnòstic sense tractament. Cada dada rellevant ha d’anar acompanyada d’una acció.

Com Salesly genera informes comercials automàtics

Salesly genera els informes per tu a partir de les dades que l’equip ja registra en el seu treball diari. Sense fulls de càlcul paral·lels, sense copiar i enganxar.

Dashboard en temps real. El panell mostra el pipeline per etapa, les oportunitats actives, la previsió del mes i les alertes d’oportunitats sense activitat. S’actualitza amb cada acció de l’equip, sense esperar un «tancament setmanal».

Informe setmanal automàtic. Cada dilluns, Salesly genera un resum amb les oportunitats que han avançat, les que s’han estancat, la previsió actualitzada i l’activitat per comercial. Es pot enviar per correu electrònic o revisar al dashboard.

Informe mensual per a direcció. A final de mes, Salesly compila facturació real vs. objectiu, evolució del pipeline, mètriques comparatives i les oportunitats tancades i perdudes del període. Exportable en PDF per presentar al consell o a la direcció general.

Filtres per comercial, període i producte. Pots generar qualsevol informe filtrant per representant, rang de dates o línia de producte. Cada comercial pot veure les seves pròpies mètriques i cada director pot veure les de tot l’equip.

Integració amb facturació. En estar connectat amb el mòdul de comandes i facturació, les xifres de l’informe coincideixen amb les de comptabilitat. Res de discrepàncies entre «el que diu vendes» i «el que diu administració».

Si el teu equip encara compila informes a l’Excel cada divendres, hi ha una forma millor. Prova Salesly gratis i deixa que el CRM faci el reporting per tu.

Preguntes freqüents

Puc personalitzar les mètriques de l’informe?

Sí. Salesly inclou les 7 mètriques essencials per defecte, però pots afegir mètriques pròpies, canviar els períodes de comparació i configurar alertes personalitzades per a cada mètrica.

Els informes es generen automàticament?

Sí. El dashboard s’actualitza en temps real. Els informes setmanals i mensuals es generen de forma automàtica i es poden enviar per correu electrònic als destinataris que configuris.

Puc exportar els informes?

Sí. Els informes s’exporten en PDF per a presentacions o en CSV per a anàlisi addicional en eines de BI. El format PDF inclou els gràfics del dashboard.

Cada comercial pot veure només les seves mètriques?

Sí. Els permisos de Salesly permeten que cada comercial vegi la seva activitat, el seu pipeline i les seves mètriques, mentre que el director té visibilitat de tot l’equip.

Es poden comparar períodes?

Sí. Cada informe inclou comparativa amb el període anterior (setmana, mes, trimestre). També pots comparar períodes personalitzats per analitzar campanyes o temporades específiques.