VeriFactu 2026: guía completa para pymes — plazos, requisitos y cómo cumplir
VeriFactu ya no es un rumor ni un proyecto piloto. Es la normativa que va a cambiar la forma en que las empresas españolas emiten y registran sus facturas a partir de 2026. Si diriges una pyme, este artículo es tu hoja de ruta: qué es, cuándo te afecta, qué necesitas y cómo prepararte paso a paso.
Tabla de Contenidos
- Puntos clave
- ¿Qué es exactamente VeriFactu?
- Calendario oficial: ¿cuándo entra en vigor?
- Requisitos técnicos para tu software de facturación
- Sanciones por incumplimiento
- Los 5 pasos para cumplir con VeriFactu en tu pyme
- Errores frecuentes que debes evitar
- Cómo Salesly simplifica tu adaptación a VeriFactu
- Preguntas frecuentes
Puntos clave
| Punto | Detalles |
|---|---|
| VeriFactu es obligatorio desde 2026 | Las empresas con facturación >8M € entran en la primera fase; el resto sigue en fases posteriores. |
| Tu software debe estar homologado | Solo los programas certificados por la AEAT podrán emitir facturas válidas bajo VeriFactu. |
| Las sanciones llegan a 50.000 € | Usar software no certificado o no enviar registros puede costar hasta 50.000 € por ejercicio. |
| Prepararse ahora ahorra costes | Adaptar procesos con tiempo evita urgencias, errores y sanciones innecesarias. |
¿Qué es exactamente VeriFactu?
VeriFactu es el sistema de verificación de facturas impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) dentro del Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023.
En términos prácticos, obliga a que:
- Todo software de facturación genere un registro electrónico de cada factura emitida.
- Cada registro incluya un hash criptográfico que garantice que la factura no se ha manipulado.
- Los registros se envíen a la AEAT de forma automática y casi en tiempo real (o se almacenen para envío posterior, según la modalidad elegida).
El objetivo es eliminar la facturación opaca y el software de doble contabilidad. La AEAT quiere trazabilidad completa desde la emisión hasta la declaración.
Diferencia con el SII: El Suministro Inmediato de Información (SII) ya existía para grandes empresas (facturación >6M €). VeriFactu amplía la obligación a todas las empresas y autónomos, con requisitos técnicos diferentes y más estrictos para el software.
Calendario oficial: ¿cuándo entra en vigor?
El calendario de implantación se divide en fases según el tamaño de la empresa:
| Fase | Empresas afectadas | Fecha estimada |
|---|---|---|
| Fase 1 | Facturación anual >8 millones € | 1 de julio de 2026 |
| Fase 2 | Resto de empresas y sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Fase 3 | Autónomos y microempresas | 1 de julio de 2027 |
Importante: Estas fechas son las previstas a marzo de 2026. El calendario puede ajustarse, pero la tendencia es clara: el gobierno no va a retrasar la implantación indefinidamente. Las empresas que esperan al último momento se encontrarán con proveedores saturados y menos opciones.
Consejo profesional: No esperes a tu fase. Si tu ERP o software de facturación ya ofrece la actualización VeriFactu, actívala ahora. Cuanto antes valides el flujo, menos sorpresas tendrás cuando sea obligatorio.
Requisitos técnicos para tu software de facturación
VeriFactu no solo cambia el proceso, sino que impone requisitos técnicos específicos al software que usas para facturar:
1. Generación de registros de facturación
Cada factura emitida debe generar un registro electrónico con campos obligatorios: NIF emisor, número de factura, fecha, base imponible, tipo de IVA, cuota y hash encadenado.
2. Hash criptográfico encadenado
Cada registro incluye un hash SHA-256 que encadena con la factura anterior. Esto crea una cadena inalterable: si alguien modifica una factura intermedia, la cadena se rompe y la AEAT lo detecta.
3. Envío a la AEAT
Dos modalidades:
- VeriFactu con envío inmediato: El software envía cada registro a la AEAT en tiempo real (o en un plazo máximo de 4 días). Esta es la opción recomendada.
- VeriFactu sin envío inmediato: Los registros se almacenan localmente con la misma estructura y hash, pero se envían bajo demanda de la AEAT. Menor automatización, pero más riesgo en inspecciones.
4. Certificación del software
El software de facturación debe cumplir con el RSIF y declarar su conformidad. Los proveedores deben registrarse ante la AEAT. Si tu software no está certificado, no podrás emitir facturas válidas.
5. Código QR en facturas
Todas las facturas deben incluir un código QR que permita al receptor verificar su existencia en el sistema de la AEAT. Este QR es obligatorio en facturas impresas y en PDF.
Sanciones por incumplimiento
La Ley Antifraude (Ley 11/2021) establece sanciones específicas para el incumplimiento de VeriFactu:
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| Usar software no certificado | Hasta 50.000 € por ejercicio fiscal |
| No generar registros de facturación | Hasta 150 € por registro omitido (mínimo 1.000 € por trimestre) |
| Manipular o eliminar registros | Hasta 600.000 € (infracción muy grave) |
| Falta del código QR en facturas | Hasta 10.000 € por ejercicio |
Estas sanciones se aplican tanto al usuario del software (la empresa) como al fabricante del software. No es una excusa decir “mi programa no lo hacía” — la responsabilidad es compartida.
Los 5 pasos para cumplir con VeriFactu en tu pyme
Paso 1: Audita tu software actual
Pregunta a tu proveedor de facturación:
- ¿Está tu software en proceso de certificación VeriFactu?
- ¿Cuándo estará disponible la actualización?
- ¿El envío a la AEAT será automático o manual?
Si tu proveedor no tiene respuesta clara, empieza a buscar alternativas. Holded, Sage, A3 y la mayoría de ERPs españoles ya están trabajando en sus actualizaciones.
Paso 2: Revisa tu flujo de facturación completo
VeriFactu exige trazabilidad desde el origen. Revisa:
- ¿De dónde vienen los datos de cada factura? (¿Del presupuesto? ¿De un Excel? ¿Se copian manualmente?)
- ¿Hay datos fiscales incorrectos o incompletos en tus contactos? (NIF, razón social, dirección fiscal)
- ¿Cuántos pasos manuales hay entre un pedido y su factura?
Cada paso manual es un punto de fallo. Cuantos menos, mejor.
Paso 3: Conecta tu proceso comercial con tu ERP
Si tu equipo de ventas usa una herramienta para presupuestos y otra para facturar, los datos se duplican y los errores se multiplican. La solución es integrar el flujo: presupuesto → pedido → factura, con datos que fluyan automáticamente.
Salesly se integra nativamente con Holded y Business Central, sincronizando contactos, productos y pedidos de forma bidireccional. Los datos fiscales se validan en el presupuesto y llegan limpios al ERP para generar la factura VeriFactu.
Paso 4: Limpia tu base de datos de contactos
VeriFactu exige que cada factura contenga datos fiscales correctos. Dedica tiempo a:
- Verificar el NIF/CIF de todos tus clientes activos
- Completar razón social y dirección fiscal
- Eliminar duplicados y contactos obsoletos
Este paso es el más tedioso, pero evita rechazos y errores cuando VeriFactu esté activo. Hazlo ahora, mientras no hay presión.
Paso 5: Haz una prueba piloto
Antes de que sea obligatorio, emite un lote de facturas de prueba con tu software actualizado:
- Verifica que los registros se generan correctamente
- Comprueba que el hash encadenado funciona
- Confirma que el código QR aparece en las facturas
- Si usas envío inmediato, valida que la comunicación con la AEAT es estable
Detectar problemas en una prueba es gratis. Detectarlos en producción con la AEAT puede costar hasta 50.000 €.
Errores frecuentes que debes evitar
“Ya me preocuparé cuando sea obligatorio” — Los proveedores de software tendrán picos de demanda en las semanas previas a cada fase. Si esperas, te encontrarás con colas de soporte, actualizaciones apresuradas y menos tiempo para validar.
“Mi gestoría se encarga de todo” — Tu gestoría declara impuestos, pero VeriFactu actúa a nivel del software de facturación. Si tu programa no cumple, tu gestoría no puede compensarlo.
“Solo afecta a grandes empresas” — La Fase 1 sí es para grandes empresas, pero las Fases 2 y 3 incluyen a todas las sociedades y autónomos. La diferencia es solo de meses.
“Con un Excel y facturas en PDF es suficiente” — No. VeriFactu exige registros electrónicos con hash criptográfico. Un PDF generado manualmente no cumple los requisitos técnicos.
Cómo Salesly simplifica tu adaptación a VeriFactu
Salesly no es un software de facturación — es tu plataforma de gestión comercial que conecta el proceso de venta con la facturación. Esta distinción es clave para VeriFactu:
- Presupuestos con datos fiscales validados: NIF, razón social y tipo de IVA correctos desde el primer contacto comercial. Cuando la factura se genera en tu ERP, los datos ya están verificados.
- Flujo presupuesto → pedido → factura: Sin copias manuales, sin duplicación de datos, sin errores de transcripción. Crea presupuestos que se convierten en pedidos con un clic.
- Integración nativa con ERP: Salesly sincroniza pedidos con Holded y Business Central de forma automática. Tu ERP genera la factura VeriFactu con datos limpios.
- Portal de cliente con firma digital: La aprobación de presupuestos desde el portal de cliente genera un registro de aceptación que complementa la trazabilidad.
- Dashboard de control: Visualiza todo el flujo desde la oportunidad hasta la factura en el panel de analítica de Salesly.
Salesly se encarga de que los datos comerciales lleguen correctos al ERP. Tu ERP se encarga de que la factura cumpla con VeriFactu. Cada herramienta hace lo que mejor sabe hacer.
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Preguntas frecuentes
¿VeriFactu sustituye al SII?
No. El SII sigue vigente para empresas que ya lo utilizan (facturación >6M €). VeriFactu es un sistema complementario que amplía la obligación de registro electrónico a todas las empresas. Algunas empresas grandes podrían estar sujetas a ambos sistemas.
¿Cuánto cuesta adaptar mi empresa a VeriFactu?
El coste principal es la actualización del software de facturación. La mayoría de proveedores españoles (Holded, Sage, A3, Contasol) incluirán la actualización VeriFactu dentro de sus suscripciones habituales. El coste real está en el tiempo de preparación: limpiar datos, validar flujos y formar al equipo.
¿Puedo seguir emitiendo facturas en papel?
Sí, pero con matices. La factura en papel sigue siendo válida como soporte, pero el registro electrónico VeriFactu debe generarse igualmente en el software. Además, la factura en papel debe incluir el código QR obligatorio.
¿Qué pasa si mi proveedor de software no se certifica a tiempo?
Tendrás que migrar a un software certificado antes de tu fecha obligatoria. Por eso es importante preguntar a tu proveedor ahora y tener un plan B. La AEAT publicará un registro de software certificado que podrás consultar.
¿Los autónomos con módulos están exentos?
Los contribuyentes en régimen de estimación objetiva (módulos) tienen un calendario diferente y requisitos simplificados, pero no están completamente exentos. La AEAT ha indicado que los módulos tendrán obligaciones de registro adaptadas a su régimen fiscal.
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